El uso de herramientas de gestión online es clave para asegurar el éxito de las organizaciones en la era de la economía digital. Actualmente, existen sistemas y aplicaciones informáticas eficientes que facilitan el control de los procesos y las actividades en una compañía. Pero, ¿Qué herramientas digitales necesita mi negocio?
Tal y como explica Marc Gabau, project manager en RocaSalvatella, en el webinar ‘Herramientas digitales para la gestión integral de tu empresa o negocio’, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell, “antes era difícil gestionar una empresa de una manera eficiente, se perdía tiempo en operaciones manuales y en procesos que no aportaban valor. Hoy, los emprendedores de todo el mundo centran sus esfuerzos en desarrollar planes de negocio con el apoyo de herramientas digitales con las que ser más competitivos. Les permiten saber cómo mejorar su gestión y qué necesitan sus clientes de una manera más efectiva”.
El uso de herramientas digitales permite, entre otras cosas, la administración integral de una compañía a través de la automatización, el análisis de información en tiempo real, mejorar la comunicación y una mayor agilidad en la toma de decisiones. Para Gabau, “estos beneficios no se pueden considerar como un coste para la empresa, sino como una inversión que ayudará a que la compañía sea más rentable”.
Herramientas de digitalización para optimizar la gestión empresarial
Para procesos internos:
- Gestión de documentos (SGD, por sus siglas en inglés). Ofimática para la creación de documentos, el tratamiento de textos, las hojas de cálculo y la creación de presentaciones. Las más relevantes son Microsoft Office 365 y Google Workspace.
- Gestión de proyectos. Hay aplicaciones que permiten agregar toda la información relativa a un proyecto como el control de tareas, recursos, equipo y gastos, como Teamwork, Basecamp, Trello, Asana y Monday.
- Comunicación interna. El modelo de trabajo híbrido hace esencial la gestión de la comunicación para el buen desempeño de una compañía. Las aplicaciones más destacadas son Slack, Google Meet y Google Chat, Microsoft Teams y Yammer.
- Sistema Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Se trata de sistemas de información que integran la actividad relacionada con producción, logística, distribución, inventario, facturas y contabilidad. Al tratarse de herramientas modulares permiten contratar los servicios necesarios para cada empresa. Gabau recomienda que “como el ERP es el corazón de la compañía y afecta a todos sus procesos, lo mejor es buscar siempre asesoramiento profesional”. Los principales ERP son Holded, Odoo, Openbravo y SoftDoit.
Para procesos externos:
- Gestión de relación con clientes (CRM, por sus siglas en inglés). En ocasiones se integra como parte del ERP y otras como sistema independiente. Un CRM puede ser considerado un conjunto de prácticas diseñadas para poner a una compañía con un contacto mucho más cercano con sus clientes y así, aprender más acerca de cada uno. Entre las herramientas de CRM se encuentran Zoho, Streak, Salesforce, HubSpot y Bigin.
- Sistema de gestión de contenidos (CMS, por sus siglas en inglés). Ya sea para una intranet o para un e-commerce, un CMS administra el proceso de subida de contenidos ahorrando tiempo a los profesionales. Los más utilizados son WordPress, Joomla, Drupal y PrestaShop.
- Atención al cliente. Los usuarios se comunican por múltiples canales diferentes: teléfono, correo electrónico o redes sociales. Resulta una ventaja, centralizar todos los mensajes en una sola herramienta. Además, se pueden añadir soluciones como chatbots que ayudan a mantener una conversación sin tiempo de espera. Algunos de ellos son Saysimple, Zendesk, Talkdesk, Netomi, atSpoke, Bot Framework Emulator, Alexa for Business, Drift y ManyChat.
- Marketing online y analítica. Para distintos tipos de campañas y canales como Google Ads, LinkedIn Ads, Facebook Business, Twitter Ads, Mailchimp y Zoho Campaigns.
