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Inversiones para optimizar la oficina de farmacia

9 de mayo de 2023mayo 19th, 2023No Comments
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Inversiones para optimizar la oficina de farmacia

¿Alguna vez te has preguntado qué puedes hacer para optimizar la farmacia?

En ese caso, lo primero que debes tener en cuenta es el significado de optimizar, ¿qué quiere decir?

Optimizar significa buscar mejores resultados, más eficacia o mayor eficiencia en el desempeño de alguna tarea.

En términos de farmacia, la eficacia es sinónimo de marcar los objetivos; mientras que la eficiencia es alcanzar dicho objetivo.

Seguro que cada farmacéutico tiene sus objetivos propios y personales. En todo caso, podemos hablar de tres comunes e importantes:

  1. Rentabilidad, lograr que nuestra farmacia reporte beneficios.
  2. Atención farmacéutica: valorar las consultas de nuestros pacientes para facilitarles una atención y un consejo farmacéutico adecuado que consiga satisfacer sus necesidades, mejorar su calidad de vida y fidelizar al paciente. De esta manera, con una buena atención farmacéutica, conseguiremos aumentar las ventas.
  3. Recursos humanos, conseguir que el todo el personal de la oficina ayude a incrementar las ventas, tanto en calidad como en cantidad.

Abordemos uno a uno con detenimiento.

Rentabilidad en la compra

Una rutina diaria de una farmacia es recibir numerosas facturas de compras, directamente de laboratorios o de grupos de compra, y estas recogen los productos adquiridos de maneras muy diferentes, es decir, estamos ante distintos tipos de cargo.

Para conocer cómo compramos, el responsable de la oficina de farmacia debería tener un análisis del coste de producto real, incluyendo los portes de transporte, para así poder comparar y decidir con qué proveedor debería comprar.

La segunda pata de la rentabilidad de la compra es asumir la parte de un “controller”. ¿En alguna ocasión te has planteado si las facturas están correctas? Si una factura de una operadora de telecomunicaciones o, simplemente, la cuenta de un bar puede llegar a tener errores, imagínate la factura de un pedido de una farmacia.

Es un documento contable en el que se registran muchas referencias, con diferentes tipos de IVA y entregados de una manera distinta en la farmacia… por lo que, aunque no te lo creas, hay desviaciones y confusiones que pueden afectar a tu margen de beneficio.

Si se realiza un buen seguimiento a esta parte, podrás conseguir negociar con los diferentes proveedores un buen precio. A menor coste del producto, mayor margen de beneficio que -sumado a un seguimiento de la factura para revisar cargos erróneos- estarás asegurándote de pagar por lo correcto.

Atención farmacéutica

Una vez controladas las compras, la siguiente parte es conseguir ofrecer una atención y consejo farmacéutico adecuado para fidelizar al paciente y, consecuentemente conseguir aumentar la facturación. Para ello -más que visión e intuición en la toma de decisiones- deberías de nuevo recurrir al dato.

Cada ticket de compra guarda mucha información que se puede analizar y que te revela las tendencias de las ventas diarias, qué compra cada cliente, cuáles son sus necesidades, situación de los laboratorios, categorías, perfiles de cliente, etc.

Todas estas cuestiones son medibles y ponderables y todas te ofrecen datos de gran relevancia e importancia; y para alcanzarlo sólo necesitas un sencillo método de análisis que te ayude a extraer mucha información para llevar a la farmacia, sólo con los datos, al siguiente nivel.

Recursos humanos

Esta parte es de vital importancia. Puedes tener las compras muy bien optimizadas y aumentar las ventas, pero no conseguir mayores beneficios por una cuestión tan básica como tener sobredimensionado al equipo.

Para evitar fugas, es importante conocer el rol de cada miembro del equipo. Si un empleado está más enfocado a la atención farmacéutica, debes tener constancia de cuantas operaciones diarias consigue hacer, conocer su ticket medio de precio y unidades o, incluso, valorar si necesita refuerzos de conocimientos y formación para ser más ágil.

Si, por el contrario, la persona está más centrada en las responsabilidades de gestión es más recomendable conocer las tareas que hace en el día a día y el tiempo que tarda en realizarlas.

Si haces un esfuerzo por mantener un buen seguimiento de estos tres puntos, lo más probable es que poco a poco se consigan excelentes resultados en la farmacia, pero la pregunta es… ¿Cuánto tiempo tiene que invertir un responsable de la oficina de farmacia para llevar todo este trabajo a cabo?

Mucho menos de lo que imaginas gracias a la transformación digital. La digitalización ha conseguido que, con menos recursos, se puedan realizar más tareas y de una manera más eficaz y eficiente. Sin duda, la digitalización se puede aplicar en estos tres retos u objetivos básicos para los profesionales de la farmacia.

Cada día más farmacéuticos solicitan de empresas, como FarmaVerita, ayuda en este proceso, para evitar situaciones como analizar “factura por factura o venta por venta” y poder centrarse en lo realmente importante, como es la toma de decisiones sobre datos.

Es decir, la tecnología brinda la posibilidad de obtener informes periódicos propios y personalizados para conocer la “salud de la farmacia” y sobre todo ver cómo enfocar las compras, las ventas y la gestión de los recursos humanos.

Estarás pensando que es una inversión, pero invertir en tecnología significa conseguir tiempo; minutos, horas y días que cada responsable de farmacia puede dedicar a llevar a cabo otras tácticas para seguir incrementando el margen de optimización del funcionamiento de la farmacia.

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