Los programas y las aplicaciones de gestión y administración proporcionan a las pymes una oportunidad para simplificar, organizar y optimizar muchas de sus tareas. Estos son los instrumentos básicos que toda organización debe tener para no quedarse atrás.
Hace ya 42 años que apareció la primera hoja de cálculo, VisiCalc, en 1979, para preocupación del gremio de los contables que pensaba que aquella herramienta iba a suponer el principio de su fin. Erik Rigola, consultor de estrategia y marketing digital de RocaSalvatella, lo recuerda ahora al repasar el efecto que supuso la llegada de aquellas novedades digitales, amplificado cuatro años después con el estreno del popular Excel. Pero los contables descubrieron que estas plantillas, que todo el mundo usa a diario, facilitaban su trabajo. “Ellos seguían siendo necesarios, pero ahora eran más efectivos y precisos en sus tareas”, apunta. Hoy se asume como cotidiana la tecnología que resultó revolucionaria en su momento.
La incorporación de herramientas digitales en las empresas resulta imprescindible en la economía actual, ya sea en un restaurante, un bufete de abogados o un taller mecánico. Así lo cree Rigola, que lideró el webinar ‘Herramientas digitales para optimizar la gestión de tu negocio‘, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell.
El Programa Digital Toolkit del Plan de Digitalización de Pymes 2021- 2025, que recoge el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) español, persigue, precisamente, dotar a las empresas de estos instrumentos. Aunque aún no se han publicado los requisitos de acceso ni los plazos para optar a estas ayudas, se sabe que se beneficiarán en torno a 145.000 empresas de entre 10 y 49 empleados, 1.100.000 microempresas, de entre uno y nueve empleados, y 1.600.000 trabajadores autónomos.
Cada sector cuenta con sus propios programas informáticos adaptados a sus necesidades. Sin embargo, existen herramientas y aplicaciones que son útiles para todas las organizaciones, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes), en tareas de gestión, análisis de datos, comunicación y técnicas de mercado.
Básicos para cualquier organización: herramientas de gestión
En el campo de la gestión, explica Rigola, contar con un paquete de ofimática es básico para disponer de programas de procesamiento de texto, agendas y presentaciones multimedia, entre otras prestaciones. Casi todos los ordenadores llevan este tipo de software preinstalado, pero hoy también pueden descargarse otras de carácter gratuito y que se alojan en la nube [en servidores externos en vez de en las memorias de los ordenadores].
Los expertos recomiendan:
El paquete Microsoft Office es el más extendido. Su versión profesional se puede obtener desde 299 euros. Hoy buena parte del trabajo se hace en remoto y se cambia de equipo con mayor frecuencia que antes, por eso, opina Rigola, la opción más eficiente es guardar archivos en la nube. “Yo me decantaría por los paquetes de soluciones Microsoft Office 365 o Google Workspace [ambos trabajan en la nube], ya que también ofrecen soluciones de correo electrónico y comunicación con equipos y videoconferencias, herramientas indispensables en época pos-COVID-19”, señala.
Las herramientas de gestión de clientes, denominadas customer relationship management (CRM, por sus siglas en inglés), simplifican el trabajo cuando se manejan bases de datos grandes. Cristóbal Álvarez, profesor de ESIC Business & Marketing School y fundador de la empresa de marketing online Social and Sons, recomienda dos: Holded y Zoho CRM. Ambas sirven para hacer proyecciones y estudios sobre los clientes y ofrecen planes que van desde los 25 euros hasta los 159 euros al mes en el caso de Holded y desde los 37 euros hasta los 90 euros en el de Zoho CRM.
Una buena carta de presentación: herramientas de diseño web
Tener una página web es un requisito necesario para cualquier empresa, ya sea para ofrecer información o para vender productos y servicios. Hoy, lo que no está en internet, no existe. En ambos casos habrá que contar con el trabajo y el asesoramiento de un desarrollador. Señala Rigola que “lo importante es asegurarse de que utilice un software de uso masivo”. El motivo es que este tipo de programa suele estar en abierto, lo que significa que cualquier desarrollador externo puede crearle una nueva funcionalidad. Esto hará que la plataforma pueda estar a la vanguardia y actualizarse constantemente.
Los expertos recomiendan:
El software más utilizado para crear páginas es WordPress. Dispone, además, de multitud de plugins, pequeñas actualizaciones que se van añadiendo según las necesidades del consumidor para ampliar las funcionalidades.
En el caso de que la empresa necesite una tienda en línea, Rigola recomienda dos programas: PrestaShop y Magento: “Funcionan con la misma filosofía abierta, pero suelen requerir una mayor inversión en el desarrollo”. Estos instrumentos pueden descargarse sin pagar por la licencia, pero hay que alojarlos en algún servidor, es lo que se conoce como hosting, y eso sí, requiere un desembolso económico. Algunos de los servidores más utilizados son SiteGround, Webempresa y Raiola Networks.
Evaluar la presencia del negocio en internet: herramientas de analítica
Una vez que se dispone de página web, hay que gestionarla y organizar los datos que generan los usuarios para conocer su evolución. Medir la presencia permite al empresario entender el comportamiento de los clientes y tomar decisiones para impulsar las ventas. En el mercado se comercializan herramientas específicas que ayudan a interpretar las métricas y a traducirlas en tendencias.
Los expertos recomiendan:
Álvarez propone Google Analytics para estudiar los datos, un servicio que ofrece prestaciones desde 0 euros hasta los 100.000 euros anuales. Muestra estadísticas sobre visitas, páginas más vistas, usuarios y ventas, entre otros aspectos. “Existen otras herramientas más potentes como Tableau Software o Microsoft Power BI, pero requieren mayor conocimiento técnico y están enfocadas a empresas medianas y grandes”, explica.
Este experto también destaca LeapFrog para analizar el posicionamiento de la marca en internet y, si se tiene base de datos, Mailchimp y ActiveCampaign, las más populares y completas, que integran herramientas de marketing y permiten crear campañas a través del correo electrónico. Para los que quieren profundizar en el tema, Álvarez recomienda Hotjar, desde 0 hasta 389 euros al mes, que ayuda a entender cómo interaccionan las personas en tiempo real con la web.
Conectado con los clientes (y con los trabajadores): herramientas de comunicación
La comunicación interna, especialmente en épocas en la que el trabajo en remoto ha cobrado protagonismo, es un factor clave para la buena marcha de un negocio. Determinar qué herramientas se deben usar depende del tamaño de la empresa. “Cuando hablamos de organizaciones pequeñas, de hasta 50 trabajadores, con el correo electrónico es suficiente”, afirma Rigola. Pero si la plantilla es mayor, surgen otras necesidades que deben ser respondidas con soluciones tecnológicas diferentes.
Los expertos recomiendan:
Con el auge del teletrabajo han ganado protagonismo las aplicaciones que fomentan una comunicación más inmediata. Rigola y Álvarez proponen Slack, una herramienta interesante porque permite una comunicación más fluida e informal, y Microsoft Teams, una de las favoritas de Álvarez por su estabilidad y las posibilidades de integración con otras aplicaciones. Ambas ofrecen chats comunitarios y privados y permiten compartir archivos.
En la comunicación externa, Rigola señala Mailchimp para realizar envíos a través del correo electrónico a los contactos de la base de datos propia, ya que es gratuito hasta los 2.000 suscriptores. También propone iCrowdNewswire o EIN Newswire, dos de las más extendidas, que sirven para enviar notas de prensa de forma masiva y, además, ofrecen al usuario una guía sobre cómo elaborarlas.
Darse a conocer: herramientas de ‘marketing’ y publicidad
Las redes sociales son instrumentos con prestaciones gratuitas muy amplias y potentes para dar a conocer un negocio. En ellas, argumenta Álvarez, solo hay que invertir ganas y tiempo.
Los expertos recomiendan:
Conviene prestar atención a Instagram, pues es la primera herramienta a la que los usuarios acuden cuando buscan información antes de comprar un producto, y también a YouTube, la segunda, de acuerdo con los datos de la asociación mundial de comunicación, publicidad y marketing digital IAB Spain. Álvarez, sin embargo, aconseja estar también en LinkedIn, Twitter y Facebook. En su opinión, estas no deben faltar.
El sector en el que desarrolle su actividad la empresa, sin embargo, determinará los canales más interesantes. TikTok es ideal para dar a conocer una nueva sala de copas o de conciertos o una empresa de hostelería, pero no tiene mucho sentido abrir una cuenta en esta red para promocionar una ferretería o un bufete de abogados, especifica este experto.
Para la gestión de las publicaciones en redes sociales y su análisis, Álvarez, recomienda Metricool y Hootsuite, ambas utilizadas por compañías de todos los tamaños alrededor del mundo y que son asequibles. Aunque las redes sociales son gratuitas, Rigola aconseja realizar campañas de publicidad para segmentar al máximo el público. Y destaca el uso de las plataformas diseñadas especialmente para negocios, que cuentan con funcionalidades tanto gratuitas como de pago: “Facebook Business Manager, Twitter Ads, LinkedIn Ads y Google Ads”.
El precio variará según las funcionalidades y el paquete que se contrate, por lo que es difícil estimar un coste aproximado. En Facebook, por ejemplo, se puede iniciar una campaña desde cinco euros al mes. En cualquier caso, siempre es aconsejable, coinciden ambos expertos, partir de un paquete básico o de un periodo de prueba para comprobar cuáles se ajustan mejor a las necesidades de la empresa.
Y ahora, ¿cómo gestionar todas estas cuentas y contraseñas?
Los problemas que la tecnología crea, ella misma los resuelve. El empresario se encontrará con decenas de cuentas y de contraseñas una vez que haya incorporado a su negocio las herramientas digitales más adecuadas. Y, por razones de seguridad, deben ser diferentes.
Para evitar olvidos o equivocaciones existen aplicaciones específicas para guardar contraseñas. Rigola señala LastPass como la más eficaz e intuitiva. “Asimismo, sugiero el uso de las herramientas nativas de los navegadores como Google Chrome o macOS que permiten tenerlas controladas”, agrega.
Cristóbal Álvarez, profesor de ESIC Business & Marketing School destaca otra app: 1Password, por su fiabilidad y su alta capacidad de encriptación, es decir, el nivel de privacidad. Este experto recalca también la importancia de crear contraseñas consistentes, con caracteres especiales, intercalando letras y números, así como evitar los WiFi públicos para conectar los equipos.
