La robotización de los procesos en la oficina de farmacia puede traer beneficios, como la mejora de la experiencia del paciente y el ahorro de tiempo y costes. Para que la inversión sea rentable, se deben tener en cuenta algunos aspectos.
Uno de los retos de la atención farmacéutica es la búsqueda de herramientas que aporten valor a la gestión de la farmacia y a la experiencia del paciente. En plena era tecnológica, muchas de estas herramientas vienen en forma de softwares y robotización, cada vez más comunes en la realidad de la farmacia comunitaria.
La robotización de la farmacia es la sustitución de procesos manuales por procesos automáticos para ahorrar tiempo y costes. Por ejemplo, cambiar las cajoneras del punto de venta por un robot farmacéutico que acerque el producto al mostrador de forma automática y, así, agilizar la dispensación y mejorar la experiencia del paciente.
La automatización de estos procesos conlleva algunas ventajas:
- Tiempo. Una dispensación tradicional dura una media de 4 minutos; de estos, el paciente pasa unos tres minutos esperando solo frente al mostrador. Con un robot de dispensación, la media de tiempo es de 3:30 minutos. Sin embargo, durante la mayoría de ese tiempo de espera, el farmacéutico puede permanecer con el paciente para asesorarle y recomendarle otros productos que puede necesitar.
- Espacio. Instalar un robot en un espacio alejado del punto de venta permite disponer de un espacio útil que, normalmente, estaría ocupado por estanterías y cajoneras.
- Control. Entre un 3 y 5% de las pérdidas de ventas en la farmacia se deben a no encontrar el producto que el paciente solicita por una falta de control del inventario. En estos casos, es frecuente pedir el producto y, como consecuencia, duplicar el stock del surtido, algo que reduce la rentabilidad. Contar con un sistema robotizado permite llevar un control óptimo del surtido de la farmacia de una forma más rápida y ordenada.
- Reducción de costes. Aunque instalar sistemas robotizados en la farmacia supone una inversión inicial significativa, a la larga puede ahorrar costes. Tener más tiempo, más espacio y una mayor facilidad de gestión permite que las tareas del equipo se repartan de forma óptima y se enfoquen en las necesidades de la farmacia.
- Crecimiento. La renovación de la farmacia es esencial para adaptarse a los cambios en los hábitos y preferencias de los pacientes. Además, la robotización de la oficina de farmacia crea una imagen de profesionalidad, modernización y eficiencia.
¿Qué se necesita para robotizar la farmacia?
La robotización de la farmacia facilita la labor del equipo de farmacia en varios aspectos. Sin embargo, por la inversión económica que representa, es esencial tener en cuenta una serie de factores para que sea rentable antes de tomar la decisión de implementar el cambio. La inversión debe estar bien estudiada y respaldada por un plan de acción para justificar los costes y compensarlos a medio y largo plazo.
Estos son los aspectos a tener en cuenta:
- Optimización del diseño. Se debe definir el diseño que mejor se adapte a la estructura arquitectónica de la oficina de farmacia y los distintos elementos que intervienen. Una de las ventajas del robot de dispensación es que puede estar en un punto alejado del mostrador, aunque la operación se realice desde éste.
- Formación del equipo. La robotización de la farmacia conlleva cambios en la organización y el funcionamiento de la farmacia. Es importante que el equipo de farmacia adquiera conocimientos técnicos para usar los sistemas automáticos, con el fin de familiarizarse con ellos e invertir el tiempo extra en atender al paciente. Este tiempo extra puede dedicarse también a la venta cruzada.
- Realizar controles periódicos. Es conveniente estudiar las operaciones de la farmacia y evaluar qué resultados está aportando el robot para saber si se está haciendo un uso óptimo y, de no ser así, hacer los ajustes necesarios.
Robotización y SPD
El Sistema Personalizado de Dosificación (SPD) es un servicio de atención muy extendido en las farmacias comunitarias que resulta útil para mejorar la adherencia terapéutica de los pacientes y el uso seguro de los medicamentos.
Implementar este servicio en la farmacia requiere adquirir material y maquinaria y disponer de personal que se pueda hacer cargo del mismo. Además, es necesaria una inversión de tiempo. Esta inversión es viable según la demanda del servicio; por ejemplo, es posible realizarla manualmente si lo solicitan una decena de usuarios, pero es más difícil si el servicio se ofrece a un gran grupo de pacientes. En este caso, disponer de un robot permitiría preparar la medicación de entre 50 y 100 pacientes por hora y disminuiría el riesgo de error humano, reduciéndose a un 0,01% por paciente. Aunque el coste depende de la máquina, su rentabilidad ideal es a partir de los 100 pacientes a la semana.
Otros sistemas automatizados que se especializan en el ámbito farmacéutico y que se pueden considerar son:
- Pedidos automáticos a la distribuidora de medicamentos según la demanda.
- Lectura de código de barras para asegurar la precisión del precio y garantizar el seguimiento de etiquetas.
- Administración de inventario para minimizar costes.
- Módulos de generación de informes para conocer fácilmente la venta de un producto y recibir notificaciones automáticas si hace falta renovar inventario.
